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Dirigir una empresa no es una tarea fácil, sin embargo, cuando todos estos procesos se manejan desde un software la tarea se simplifica, le sacas mayor productividad a tu labor y obtienes mejores resultados.

Para resaltar los beneficios de tener un programa de gestión de procesos empezaremos definiendo esta área como el conjunto de prácticas que tiene como objetivo para optimizar los procesos de negocio e incrementar los resultados de la organización y generar valor para los clientes.

Cuando nuestra empresa está empezando, casi que hacemos cosas en “automático”, ya que aún no es un proceso bien diseñado, sin embargo, a medida que la empresa gana más clientes, es necesario definir estos procesos para que los empleados sepan exactamente qué y cuándo deben hacer cada actividad. Cuando la compañía crece, trae consigo la llegada de nuevos empleados, el aumento de la lista de clientes, la creación de nuevos puestos de trabajo, entre otros aspectos; un escenario perfecto para obtener buenos resultados, sin embargo, ¿Has pensado en lo complejo que se vuelve el manejo de la empresa? ¿Crees que con el tamaño que tiene ahora tu organización puedes seguir administrándola en hojas de Excel? O ¿Tu memoria o el manejo manual de las diferentes áreas de tu empresa son suficientes para seguir enfrentando el crecimiento de tu compañía? La respuesta más consciente a estas preguntas es NO, porque esto no garantiza que la calidad de la entrega de los productos o de un servicio no se pierda con tantos cambios y he aquí la importancia de manejar un programa de gestión de procesos.

Sin importar el tamaño de la empresa, es fundamental contar con procesos bien definidos y actualizar con frecuencia a todos los empleados para el buen funcionamiento de la organización. Con un buen programa de gestión de los procesos en la compañía, es posible ver fácilmente los cuellos de botella en la operación al verificar en qué etapas de los procesos ocurre la acumulación de tareas.

→Beneficios de un software de gestión de procesos

Manejar la gestión de procesos en un software permite tener un enfoque claro y preciso para analizar, diseñar, ejecutar, monitorear y controlar las áreas de nuestra organización. A veces, tenemos varios procesos bien definidos, pero aun así, seguimos generando pocos resultados; en este caso, el problema puede estar en los procesos y la implementación de estas soluciones digitales puede ayudar a rediseñar el proceso que está causando los problemas.

A continuación, te contamos las razones para implementar este tipo de programas:

• Se optimiza la gestión interna, es decir, las diferentes áreas de la empresa y sus respectivas labores darán mejores resultados.
• Se identifican y resuelven los problemas entre procesos.
• Se definen planes de acción para mejorar la empresa en general, lo que a su vez permite rediseñar los procesos si es necesario.
• Se puede hacer seguimiento de los resultados de cada una de las áreas y del negocio como tal.

→ ¿Cómo elegir un programa para gestionar procesos?

Como ya lo hemos dicho anteriormente, utilizar un programa para gestionar procesos es la mejor solución para incrementar la productividad de los trabajadores y mejorar el desempeño de la empresa en el mercado. En BExcellence tenemos claro que cada inversión que realicemos en nuestra empresa debe analizarse rigurosamente, por esta razón y con el fin de ayudarte a reconocer la mejor opción para ti, te mostramos a continuación cómo elegir el mejor software de gestión:

1. Costo beneficio

Hay diferentes sistemas en el mercado y tanto software de instalación local o en la nube tienen ventajas y desventajas, sin embargo, esto no define la mejor relación de calidad – precio. Antes de hacer tu elección, es necesario que prestes atención a algunos puntos importantes:

• Implementación y acompañamiento
• Licenciamiento perpetuo
• Cantidad de creación de usuarios
• Mantenimiento, actualización y soporte por parte del aliado
• Características esenciales para tu empresa, es decir, procesos a la medida.

2. Integración de sectores o parametrización

La automatización de procesos no puede ser tan eficiente si no existe integración entre las principales áreas de la empresa, como gestión de compras, clientes, ventas, PQR, gestión documental, entre otros. Los datos registrados en el sistema web deben comunicarse entre sí para que la gestión sea, de hecho, optimizada. Por ejemplo, cuando los productos y cada uno de los procesos que se intervienen en la venta se registran en un sistema integrado, automáticamente podrá obtenerse indicadores y así tener la medición de rendimiento de cada una de las áreas de la empresa, entre otras palabras, es posible emitir informes de gestión periódicamente.

¿Ves cómo un programa para gestionar procesos automatiza y optimiza diferentes tareas empresariales? Cabe mencionar los principales resultados para la empresa: aumento de la productividad, mejora del flujo de trabajo y gestión eficiente. Si deseas conocer más sobre las funciones de este tipo de soluciones web clic aquí.

→Synergy, el mejor programa de gestión de procesos

La gestión de una empresa conlleva a que los procesos sean construidos por muchas manos y, por lo tanto, involucra a varias áreas, sin embargo, en estos tiempos donde la tecnología trae nuevas oportunidades a las organizaciones, llegan las soluciones web para que los procesos no trabajen separados y ahora puedan llevarse como procesos transversales, es decir, que cada área se relaciona entre sí.

¿Y por qué es esto tan importante? Observar el trabajo de una empresa en función de las actividades comerciales no es suficiente para comprender la complejidad de los vínculos entre las funciones. En otras palabras, no comprende los impactos de cada parte en el conjunto e incluso en el nivel de satisfacción del cliente. Esto se debe a que los procesos tienen como objetivo generar valor para el cliente, por lo tanto, es poco probable que estén vinculados exclusivamente a un solo departamento. Para el cliente no importa mucho saber qué área se equivocó en el proceso, quiere obtener la entrega del valor prometido. Por lo anterior, BExcellence ha trabajado para que Synergy tenga el mejor programa de gestión de procesos y pueda ser la solución web que le facilite la labor y mejor toma de decisiones a todos los gerentes.

Nuestros clientes resaltan de Synergy que:

• Se adapta a cada uno de los procesos de la empresa.
• Es totalmente parametrizable con las necesidades y funciones de la compañía.
• Obtienes indicadores de cada actividad realizada y poder monitorear en tiempo real el desempeño de cada uno de sus procesos y tomar acciones inmediatas.
• Todos los procesos se conectan entre sí, lo que permite tener una trazabilidad detallada.
• La facilidad para acceder desde diferentes dispositivos móviles a través de sus Apps

Como entendemos que cada empresa es diferente en su manejo, actividad, objetivos y tamaño, nos gustaría poder contactarte y brindarte una asesoría personalizada y responder todas tus dudas; por eso, si estás interesado en implementar un programa de gestión de procesos déjanos tus datos aquí y uno de nuestros consultores autorizados te contactará.

→ Beneficios de gestionar tus procesos con BExcellence

1. SERVICIO AL CLIENTE: Visualiza rápidamente cuáles son tus tickets abiertos, cerrados y atrasados, e identifícalos por línea de producto/servicio.  Asigna cada una de las tareas de servicios a tu equipo de trabajo y revisa como va su avance.
2. CRM: Te proporciona una visión completa de tus clientes desde la creación del lead, todo su ciclo de venta hasta la solicitud de factura, con alertas automáticas para ventas y servicios, y una clara visión del sistema, en cualquier momento y lugar gracias a su sistema 100% web.
3. RRHH: Tienes una ficha de tus empleados, con datos de: Fecha de ingreso, contratos, familiares y mucho más. También puedes visualizar los informes e indicadores de permisos, vacaciones, incapacidades, novedades y otras solicitudes.
4. GESTION DOCUMENTAL: Carga, consulta, tramita, asegura y gestiona todos tus documentos de manera electrónica, porque cuentas con un repositorio digital donde centralizas todos tus documentos.
5. CALIDAD: Accede a tus registros de acciones, planes, auditorias, control de documentos y asigna responsabilidades a cada uno de los usuarios, para conocer el avance de sus tareas. Podrás generar informes  de manera gráfica, en listados o informes semaforizados.
6. OTROS PROCESOS: Exact Synergy permite crear todo proceso que necesite en su organización, a través de una metodología ágil de implementación, para victorias tempranas de la funcionalidad y versatilidad, pueden crear procesos como:
   • Gestión de proyectos
   • Gestión de Proveedores
   • Procesos que apoyen su Gestión Administrativa
   • Cualquier otro proceso a la medida de su empresa

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Claudia Arboleda Gerente de Marítimos cuenta su experiencia usando Exact Synergy

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